Confidencialidade

A informação presente neste manual é da propriedade intelectual da ORIGINAL BRAND. Como franchisado, está autorizado a utilizar este manual apenas enquanto durar o acordo de franchising.

A ORIGINAL BRAND dedicou muito tempo ao desenvolvimento do presente manual pelo que pedimos que respeite a propriedade intelectual da nossa empresa limitando o seu acesso.

Este documento e todos os seus anexos contêm informação confidencial pelo que a sua divulgação total ou parcial só é permitida após autorização por escrito da ORIGINAL BRAND.

Introdução

Os softwares apresentados neste software estão sincronizados entre si e foram otimizados ao longo de anos com a ajuda das Empresas de Construção do Master.

Os softwares são intuitivos e fáceis de usar, no entanto, para minimizar qualquer dificuldade que possa ocorrer no uso destes softwares realizámos este manual.

Todos os softwares aqui apresentados servem para:

• Poupar tempo,
• Ter o que é importante organizado,
• Melhorar a nossa imagem face ao Cliente.

Nenhum software serve para duplicar trabalho ou perder tempo.

O único tempo “perdido” e o tempo investido a aprender a usá-los. O que é sempre pouco tempo.

Páginas a colocar nos “Favoritos” do Browser

Aconselhamos a que coloque nos seus Favoritos as páginas seguintes.

Sites das Marcas:

https://vintageobras.pt

https://vintageremodelacoes.pt

https://casaamarelaobras.pt

Site Guia de Obras:

https://guiadeobras.pt

Extranet:

my.originalbrand.pt

Email do Gmail:

https://mail.google.com/mail/u/0/?shva=1#mbox

Páginas da Unidade para Clientes:

https://vintageobras.pt/nomedaunidade (Exemplo: https://vintageobras.pt/dngp)

https://casaamarelaobras.pt/nomedaunidade (Exemplo: https://casaamarelaobras.pt/dngp)

Página da Unidade para Parceiros:

https://vintageobras.pt/nomedaunidadedados (Exemplo: https://vintageobras.pt/dngpdados)

https://casaamarelaobras.pt/nomedaunidadedados (Exemplo: https://casaamarelaobras.pt/dngpdados)

Criar uma nova ficha de Cliente

As imagens em baixo mostram como criar uma nova ficha de Cliente.

Nota: É obrigatório colocar todos os Clientes no Sistema.

Caso esteja a aprender a usar o Sistema, sugerimos que crie um Cliente Fictício no qual possa experimentar as várias funcionalidades sempre que tenha dúvidas.

Nos contactos deste Cliente poderá colocar o seu email pessoal para desse modo poder visualizar os emails criados automaticamente.

Como criar uma nova Ficha de Cliente ou um Cliente Fictício ?

Poderá criar um novo Cliente com uma das duas opções apresentadas na imagem em baixo:

Preencha os campos do Cliente:

Tarefas nas Fichas de Clientes

Para uma boa Gestão de Clientes todos os Clientes devem ter tarefas. Desta forma nenhum cliente ou compromisso fica esquecido uma vez que podemos filtrar os Clientes pelos que têm tarefas atrasadas.

Para filtrar as tarefas do dia ou em atraso clicamos aqui:

Aqui registamos os diferentes acontecimentos:

O que faz cada tarefa?

Comentário: Registamos qualquer informação importante sobre o Cliente.

Aguardar: O Cliente fica sem nenhuma tarefa registada durante o tempo que determinarmos e não aparece nos filtros de Clientes sem tarefas ou com tarefas atrasadas.

Ligação/Chamada Telefónica: Registamos um telefonema a fazer no futuro ou um já feito. Registamos o conteúdo do telefonema também.

Email: Envio de email no imediato.

Tarefa: Registamos uma tarefa a fazer no futuro e o conteúdo da mesma.

Reunião: Registamos uma reunião a realizar no futuro e o conteúdo da mesma.

Normalmente não usamos as opções SMS nem Visitar (que serve para guardar uma conversa tida à volta do computador).

Fases do Pedido de Orçamento

Na Extranet temos a possibilidade de ir marcando em que Fase o Negócio se encontra (Validação, Orçamentação, Negociação, Obra em execução, Obra executada, Obras Perdida).

As diferentes Fases produzem automações que aumentam as possibilidades de ganhar a obra. Também permitem um tratamento estatístico que nos permite conhecer melhor o negócio em geral.

Poderá saber mais sobre as Fases do negócio e as respetivas automações, visualizando o seguinte link:

Saber mais sobre Fases do Negócio

Utilização de Email

O seu email oficial será:

xxxx.xxxx@vintageobras.pt ou xxxx.xxxx@casaamarelaobras.pt

Mas para utilizar algumas aplicações da Google é necessário usar uma conta Google. Assim também terá uma conta Google, que os Clientes nunca verão, com o seguinte formato:

xxxxxxxxxxxxxxx.originalbrand@gmail.com

Ao enviar o email terá de escolher de que endereço enviar clicando no Remetente e escolhendo a conta correta, tal como mostra a imagem.

Existem 4 formas de aceder e utilizar o email. As 4 estão sincronizadas, ou seja, o que fizer de uma forma será refletido em qualquer uma das outras formas.

1) Acesso através da Extranet (acesso recomendado para portáteis ou PCs)

Poderá aceder através da Extranet no escolhendo o seguinte separador:

2) Acesso através da Extranet dentro de cada Negócio.

Poderá aceder aos emails do Negócio dentro do próprio Negócio.

3) APP GMAIL (acesso para telemóveis e tablets)

Para a utilização do email no telemóvel ou Tablet, usamos a aplicação Gmail da Google por ser uma das melhores aplicações de gestor de email.

O seu email oficial será:

xxxx.xxxx@vintageobras.pt ou xxxx.xxxx@casaamarelaobras.pt

Mas para utilizar a aplicação da Google é necessário usar uma conta Google. A sua conta Google será:

xxxxxxxxxxxxxxx.originalbrand@gmail.com

Nota: Apesar de utilizar uma conta Google os clientes nunca deverão ver o endereço da sua conta Google. Apenas deverão ver o seu email oficial.

4) Gmail (acesso alternativo para PC’s e Portáteis)

Também pode aceder ao email através do Gmail num browser em www.gmail.com .

O seu email oficial será:

xxxx.xxxx@vintageobras.pt ou xxxx.xxxx@casaamarelaobras.pt

Mas para utilizar o GMAIL é necessário usar uma conta Google. A sua conta Google será:

xxxxxxxxxxxxxxx.originalbrand@gmail.com

Nota: Apesar de utilizar uma conta Google os clientes nunca deverão ver o endereço da sua conta Google. Apenas deverão ver o seu email oficial.

Modelos de Email

Existem emails que enviamos recorrentemente para diferentes Clientes.

Para tal, temos vários modelos de email que podem ser usados com a vantagem de colocarem automaticamente o nome do Cliente e outros campos.

Visualize a seguinte imagem explicativa:

Templates de Orçamentos e Contratos

A Extranet produz automaticamente documentos e preenche-os com dados da Ficha de Cliente.

As imagens seguintes ilustram com usar esta função.

Como fazer orçamentos

Exercício para orçamentação usando o Mapa de Quantidades Tipo oficial.

Exercício 1:

Áreas a intervir:

Trabalhos a considerar:

Sala

Pintura de paredes

Colocação de pavimento flutuante por cima do existente

Substituição de rodapé

Quarto

Pintura de paredes

Colocação de pavimento flutuante por cima do existente

Substituição de rodapé

Cozinha

Substituição dos azulejos (considerar que vão até ao teto)

Substituição de móveis para brancos brilhantes e tampo COMPAC ARENA

Casa de banho

Retirar as loiças sanitárias para posterior reaplicação.

Substituição dos azulejos.

Aplicação de teto falso com iluminação.

Exercício 2

Colocação dos valores de custo e do valor de venda. Aplicar k = 35%.

Exercício 3

Fazer o Documento de Orçamento para entregar ao Cliente. Passos:

• Retirar da Extranet de um Cliente Fictício
• Colocar a tabela de orçamento
• Fazer as demais alterações necessárias

Exercício 4

Colocar na pasta certa da Cloud (Dropbox ou Bitrix Drive).

Alterar o link do botão. Clicar no botão com o botão direito do rato e seguidamente em “Alterar”.

Para aumentar a probabilidade de sucesso de entrega, é obrigatório que os orçamentos sejam entregues através do sistema.

Como criar automaticamente uma página no site com o orçamento?

Exemplo da página de entrega de orçamento: https://vintageobras.pt/6232wv2/

Valor da Obra

Para efeitos estatísticos, é obrigatório colocar o valor do negócio após a orçamentação. Atenção! Só depois da orçamentação!

Tarefas Gerais

A Extranet possui uma ferramenta extraordinária de Gestão de Tarefas.

É possível visualiza as tarefas em modo Planejador, Lista e Gráfico de Gantt; atribuir diferentes níveis de prioridade, atribuir difernetes responsáveis e escolher que notificações queremos (ou se não queremos) quando há prazos definidos.

Vale a pena explorar!

Gráficos de Gantt

Manual em execução… Volte em breve!

Fluxo de Atividades

O Fluxo de Atividades é uma Rede Social Profissional.

Nesta Funcionalidade podemos comunicar entre nós através de textos, imagens, videos, sons, fazer anúncios, organizar eventos, pedir sugestões e pedir que os nossos colegas façam votações.

É também o local onde o Master faz comunicados aos Franchisados.

Grupos de Trabalho

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Pastas na Cloud

Registo de recebimentos

Contabilidade

Faturas

Notas de Crédito

Recibos

Contabilidade Simplificada

App mobile

Também é possível e muito prático lançar pagamentos e recebimentos deste o telemóvel. Para tal deverá ir ao Market Place (Google Play ou Play Store) e fazer download da aplicação bkper. As credenciais a usar são as da sua conta Gmail.

Registo Horário

Informe o Master Franchising caso pretenda implementar esta funcionalidade.

A Extranet permite registar a entrada e saída de trabalhadores, quer em obra, quer no escritório.

Obra

Em obra, os trabalhadores podem fazer checkin na App Android ou iPhone. Basta um telemóvel para todos. O telemóvel reconhece a face de cada trabalhador e regista a localização GPS. É uma aplicação ótima para controlar os horários dos trabalhadores na obra.

Escritório

No escritório os colaboradores podem fazer checkin e checkout na Extranet.

Calendário / Agenda

Esta funcionalidade serve de agenda e o calendário pode ser sincronizado com outros como, por exemplo, com o calendário do Google.

Extranet App Android e iPhone

Para usar a Extranet desde o seu telemóvel deverá ir ao Market Place do seu dispositivo (Google Play e App Store) e instalar a aplicação Bitrix24. De seguida entre com as suas credenciais de entrada na Extranet.

Nem todas as funcionalidades estão ativas mas é possível visualizar e executar variadas tarefas desde o telemóvel.

Pode ainda visualizar a Extranet num browser da mesma forma que o faz num computador.

Extranet Desktop

A Extranet Desktop deverá ser instalada nos computadores que use para trabalhar.

Esta aplicação permite:

• A utilização da Cloud;
• Comunicar (por escrito, reuniões de video-conferência e partilha de ecrã);
• Obter notificações (novos pedidos de orçamento, por exemplo).

Deverá ser colocado um atalho do Ambiente de Trabalho para esta aplicação.

Partilhar o Ecrã + Teamviewer

Esta funcionalidade é muito útil pois permite a resolução de forma rápida de dúvidas que possam haver ou que duas pessoas trabalhem no mesmo computador estando em diferentes partes do mundo.

Poderá usar a partilha de ecrã na Extranet Desktop depois de iniciar uma video conferencia conforme ilustrado na imagem em baixo:

Para partilhar o ecrã e permitir que a pessoa remota possa mexer também no computador, poderá usar o Teamviewer no seguinte site:

https://www.teamviewer.com/